Onze klant

Onze klant, een grote Nederlandse netbeheerder en aanbieder van kritieke infrastructuur, speelt een cruciale rol in de energie­distributie in Nederland. Met duizenden medewerkers en een snelgroeiende IT-omgeving was de vernieuwing van hun Microsoft Enterprise Agreement een proces met hoge inzet.

De uitdaging

Het uitgangspunt van Microsoft was duidelijk: ondanks de 30% groei die de klant de afgelopen jaren had doorgemaakt, zou er geen verhoging van het kortingspercentage worden aangeboden. Het IT-budget stond onder druk, maar Microsoft wist ook dat deze netbeheerder over aanzienlijke financiële capaciteit beschikt. Dat maakte de onderhandelingen extra uitdagend.

Voor onze klant lag het risico voor de hand: te veel betalen voor technologie waar ze al afhankelijk van waren, zonder nieuwe concessies of optimalisaties.

“We hebben het gevoel dat we samen met LicenseQ het beste (financiële) resultaat bereiken. Op het moment dat zij aanschuiven bij de onderhandeling met Microsoft, weet Microsoft dat ze ons geen rad voor ogen kunnen draaien — en daarmee verdienen ze zichzelf al terug.” – Contractmanager.

Onze aanpak

LicenseQ werkt al meer dan zes jaar met deze klant samen, waardoor er vertrouwen en een diepgaand inzicht in hun omgeving is opgebouwd. Erik Hollander, medeoprichter van LicenseQ en lead consultant voor dit project, zette langdurige relaties (van meer dan 15 jaar) in en paste een dubbele strategie toe van feitelijke benchmarking en emotionele onderhandelingstactieken.

We optimaliseerden de Microsoft 365-suite volledig en brachten deze terug tot een strikt minimum. Ondanks weerstand van Microsoft konden we aantonen dat de substantiële groei en commitment van onze klant beloond moesten worden met een betere deal.

Cruciaal in onze aanpak was dat we zowel gevraagd als ongevraagd advies gaven. We leverden niet alleen de gevraagde inzichten, maar boden ook proactieve begeleiding die mede de besluitvorming van de klant vormgaf.

Resultaten & impact

Door zorgvuldige voorbereiding en een sterke onderhandelingspositie wist LicenseQ het volgende te realiseren:

• Een verhoging van 7% in korting, zonder aanvullende technologische verplichtingen.
• €800.000 aan directe besparingen over de looptijd van het contract.
• Een contract volledig afgestemd op de werkelijke behoeften van onze klant, waardoor onnodige uitgaven werden vermeden.

Dit resultaat liet Microsoft zien dat ze niet eenzijdig de voorwaarden konden dicteren, zelfs niet bij klanten in de kritieke infrastructuur.

Vertrouwen geven

De vernieuwing leverde niet alleen aanzienlijke financiële besparingen op, maar versterkte ook het interne vertrouwen dat de klant een eerlijke prijs betaalde. Met de betrokkenheid van LicenseQ werden compliance-risico’s vermeden, werd gezorgd voor afstemming met de werkelijke bedrijfsbehoeften en werd bewezen dat omvang en loyaliteit niet hoeven te betekenen dat je Microsofts eerste aanbod moet accepteren.

Voortdurend Partnerschap

De samenwerking loopt door, waarbij LicenseQ monitoring en strategisch advies blijft bieden richting de volgende vernieuwing. De volgende stap is het afronden van de voorwaarden voor Unified Support, waarna de klant met duidelijkheid weer 2,5 jaar vooruit kunt. “Ik ben blij dat deze vernieuwing achter de rug is en in 2,5 jaar zien we uit naar een nieuwe ronde.” – Contractmanager.