Het team van LicenseQ helpt je de beste voorwaarden te behalen voor je Microsoft overeenkomsten zoals de Enterprise Agreement, CSP of MCA-E.
Auteur:
Floris Klaver
Floris begon in 2011 als licentie-expert bij Microsoft. Hij is ervaren in het vereenvoudigen van complexe contracten en licentiebeheer voor grote en wereldwijde organisaties.
Je leest nu:
Shadow IT in Microsoft 365 ... Shadow IT in Microsoft 365 en Azure: ontdek verborgen kosten & houd controle
Auteur:
Floris Klaver
De cloud heeft IT toegankelijker gemaakt dan ooit, en dat is zowel een zegen als een vloek. Medewerkers kunnen binnen enkele minuten Microsoft 365 diensten activeren of Azure workloads opstarten, vaak zonder dat IT het weet.
Het resultaat is shadow IT: ongeautoriseerd, ongetraceerd gebruik dat compliance-risico’s veroorzaakt en onverwachte kosten met zich meebrengt.
In 2025 gaat shadow IT allang niet meer alleen over ongeoorloofde apps. Het zit diep ingebakken in Microsoft 365 en Azure licenties.
Hoe shadow IT eruitziet in Microsoft 365 en Azure
Shadow IT in het Microsoft ecosysteem verstopt zich vaak in plain sight:
- Microsoft 365: slapende Teams Phone-licenties, ongebruikte Power BI Pro-accounts, dubbele abonnementen voor dezelfde gebruiker.
- Azure: testomgevingen die blijven draaien, wees-VM’s of -opslag, of workloads die niet aansluiten bij een zakelijke behoefte.
- Add-ons: Security-, Viva- en compliance-add-ons die breed worden toegepast terwijl slechts een kleine groep ze nodig heeft.
Dit zijn meestal geen opzettelijke overtredingen. Ze ontstaan vanzelf in een snel bewegende digitale werkomgeving. Maar de kosten lopen snel op.
De risico’s van shadow IT
- Kostenoverschrijdingen: Zelfs 5–10% ongebruikte licenties in een omgeving met 10.000 seats leidt jaarlijks tot honderdduizenden euro’s verspilling.
- Compliance-risico: Gebruikers die diensten afnemen zonder de juiste licenties of governance creëren audit-risico’s. Denk aan hoe eenvoudig je Microsoft’s tenant-brede security features verkeerd kunt licenseren.
- Verlies van overzicht: IT en inkoop verliezen grip op wie toegang heeft tot wat, waardoor verlengingen een gok worden.
Waarom traditionele audits het probleem missen
De meeste organisaties doen alleen momentopnames vlak voor een verlenging of tijdens een interne kostenbesparingsronde. Tegen die tijd heeft shadow IT zich vaak al maanden of jaren opgebouwd.
Een eenmalige audit kan jou vertellen waar verspilling vandaag zit. Maar het voorkomt niet dat shadow IT morgen weer terugkomt. Je moet dit proces opnemen in je dagelijkse praktijk als IT-team en correct definiëren binnen de governance van jouw organisatie.
Hoe LicenseQ Hub helpt
LicenseQ Hub is gebouwd om shadow IT binnen Microsoft 365 en Azure zichtbaar te maken. Het biedt jou:
- Inzicht op gebruikersniveau in welke licenties actief zijn, welke worden gebruikt en welke slapend zijn.
- AI-gestuurde profiling die automatisch verkeerd toegewezen licenties detecteert (bijvoorbeeld frontline-medewerkers met ongebruikte E3-licenties).
- Alerts voor license drift, wanneer medewerkers van rol veranderen of diensten worden geactiveerd zonder toezicht.
- Continue monitoring, niet slechts een momentopname, zodat jouw organisatie het hele jaar door de controle houdt.
Met andere woorden: LicenseQ Hub werkt als een radar voor verborgen licentiekosten.
Conclusie
Shadow IT verdwijnt niet vanzelf. Maar met de juiste tools kun jij het vroegtijdig opsporen, de risico’s beheersen en voorkomen dat je betaalt voor wat je niet nodig hebt.
Met LicenseQ Hub krijg je doorlopend inzicht in Microsoft 365 en Azure, waardoor shadow IT verandert van een verborgen risico naar een beheerd proces. Neem vandaag nog contact met ons op voor een gratis demo.