Salesforce is een van de toonaangevende platforms voor klantrelatiebeheer (CRM) en biedt een breed scala aan cloudoplossingen voor bedrijven van elke omvang. Als jij de licentiestructuur goed begrijpt, kun je kosten besparen en het maximale uit het platform halen.

In deze gids lees je meer over de verschillende edities van Salesforce, licentiemodellen, optimalisatiestrategieën en best practices voor licentiebeheer.

Salesforce licenties uitgelegd

Salesforce biedt verschillende licentie-opties die zijn afgestemd op uiteenlopende bedrijfsbehoeften. Jouw licentie bepaalt het toegangs- en functieniveau dat je als gebruiker hebt. Door de juiste mix van gebruikerslicenties, functielicenties en permissielicenties te kiezen, kun je flink besparen op kosten.

De Salesforce licentie bepaalt welke functies, services en toegangsniveaus beschikbaar zijn voor jouw organisatie – vergelijkbaar met een huurovereenkomst waarbij Salesforce de aanbieder is en jouw organisatie de huurder.

Salesforce licenties

Een Salesforce licentie (of licentieomschrijving) is een metadata-gebaseerde beschrijving van de functionaliteit die jij met jouw organisatie mag gebruiken. In de licentieovereenkomst staan belangrijke details, zoals:

• De start- en einddatum van het contract
• Het aantal gebruikers met toegang tot Salesforce
• Beperkingen op het aantal aangepaste objecten dat je kunt aanmaken

Provisioning

Het activeren van licenties en het inschakelen van functionaliteiten binnen jouw organisatie heet provisioning. Dit gebeurt wanneer:

• Je voor het eerst Salesforce aanschaft en jouw organisatie wordt opgezet
• Je extra functies koopt of een upgrade uitvoert
• Een patchrelease van Salesforce bestaande licenties aanpast

Als jij deze basisprincipes begrijpt, kun je het juiste Salesforce-licentiemodel kiezen dat aansluit op de behoeften van jouw organisatie

Soorten Salesforce licenties

1. Gebruikerslicenties

Een gebruikerslicentie bepaalt tot welke functies en mogelijkheden jij toegang hebt binnen Salesforce. Elke Salesforce-gebruiker moet een gebruikerslicentie toegewezen krijgen; deze bepaalt jouw toegangsrechten op het platform. De toegang tot data wordt geregeld via profielen en permissiesets.

Veelvoorkomende gebruikerslicenties:

• Standaard gebruikerslicentie – Geeft toegang tot de kernfunctionaliteiten van CRM en aangepaste apps.
• Chatter-gebruikerslicentie – Geeft toegang tot Chatter-samenwerkingsfuncties.
• Chatter Only (Chatter Plus) – Een oudere licentie die is vervangen door Experience Cloud-licenties.
• Chatter Free – Alleen-lezen toegang tot Chatter voor gebruikers zonder volledige Salesforce-licentie.
• Chatter External – Geen echte Salesforce-licentie; externe gebruikers kunnen worden uitgenodigd voor Chatter, maar krijgen geen specifieke licentie.
• Lightning Platform Starter & Platform Plus – Geeft toegang tot aangepaste applicaties, maar niet tot standaard CRM-functionaliteit.
• Experience Cloud-gebruikerslicentie – Biedt externe gebruikers (zoals partners of klanten) toegang tot Experience Cloud.
• Database.com-gebruikerslicentie – Verouderd; Salesforce heeft Database.com in 2017 beëindigd.
• Channel Account-gebruikerslicentie – Geeft externe partners toegang tot Salesforce.
• Customer Portal & Service Cloud Portal-licenties – Voor klanten die toegang nodig hebben tot selfserviceportalen.
• Salesforce Platform-licentie – Biedt toegang tot aangepaste of AppExchange-apps, maar niet tot standaard CRM-functionaliteiten.
• Knowledge Only-gebruiker – Alleen toegang tot de Salesforce Knowledge-base.
• Content Only-gebruiker – Beperkte toegang tot Salesforce CRM Content.
• High Volume Customer Portal User & Customer Portal Manager-licenties – Verouderde licenties die zijn vervangen door Customer Community en Customer Community Plus.

2. Feature-licentie

Een feature-licentie geeft jou toegang tot extra functionaliteit die niet in je basisgebruikerslicentie zit. Voorbeelden hiervan zijn:

• Marketing-gebruikerslicentie – Geeft toegang tot marketingtools.
• Service Cloud-gebruikerslicentie – Geeft toegang tot klantenservicefunctionaliteiten.
• CPQ (Configure, Price, Quote) licentie – Maakt gebruik van Salesforce CPQ-mogelijkheden mogelijk.

Je kunt meerdere feature-licenties aanschaffen, afhankelijk van wat jij nodig hebt.

3. Permission Set-licentie

Een permission set-licentie geeft jou toegang tot specifieke tools of functies die niet inbegrepen zijn in jouw gebruikerslicentie. Enkele voorbeelden:

• Advanced Analytics & Reporting – Toegang tot Einstein Analytics.
• Marketing Cloud Permissions – Rechten voor Pardot en Journey Builder.
• Developer & API Access – Rechten voor Salesforce DX en externe integraties.

Deze licenties zorgen voor flexibele, op rollen gebaseerde toegang zonder dat je jouw basislicentie hoeft aan te passen.

Prijzen voor Feature- en Permission Set-licenties

Feature-licenties en permission set-licenties van Salesforce stellen organisaties in staat om de functionaliteit voor gebruikers uit te breiden, bovenop de basisgebruikerslicenties. Deze licenties zijn meestal niet inbegrepen bij standaardedities en moeten apart worden aangeschaft. De prijs varieert per feature of permission set, en wordt vaak berekend per gebruiker, per maand. Bijvoorbeeld:

• Service Cloud Feature-licentie – Biedt extra mogelijkheden voor case management aan klantenserviceteams.
• CPQ Permission Set-licentie – Geeft verkoopteams toegang tot de Salesforce Configure, Price, Quote (CPQ)-functionaliteit.

Het is belangrijk dat je goed inschat wat je nodig hebt, want de kosten van deze aanvullende licenties kunnen een aanzienlijke invloed hebben op je totale licentie-uitgaven.

Meer duidelijkheid over Permission Set-licenties

Permission set-licenties geven gebruikers gerichte toegang tot specifieke Salesforce-tools en -functies, zonder dat je hun basislicentie hoeft aan te passen. Ze worden vaak gebruikt voor:

• Advanced Analytics & Reporting – Toegang tot Einstein Analytics of extra dashboards.
• Marketingautomatisering – Toegang tot Pardot of specifieke functionaliteiten van Marketing Cloud.
• Ontwikkelaarstools & API-toegang – Toegang tot ontwikkeltools zoals Salesforce DX.

In tegenstelling tot feature-licenties, die vaak brede functionaliteit vrijgeven, kun je met permission set-licenties specifieke rechten toekennen zonder dat je een volledige gebruikerslicentie hoeft te upgraden.

Verschil tussen Platform- en Gebruikerslicenties

Salesforce biedt ook Platform-licenties aan voor gebruikers die geen volledige CRM-functionaliteit nodig hebben, maar wel toegang moeten hebben tot aangepaste applicaties en bedrijfsprocessen. De belangrijkste verschillen zijn:

• Platformlicenties (Platform Starter & Platform Plus) – Geven toegang tot op maat gemaakte apps, maar bevatten geen standaard CRM-objecten zoals Leads of Opportunities.
• Volledige gebruikerslicenties (zoals Sales Cloud of Service Cloud) – Bieden volledige toegang tot de Salesforce CRM-functionaliteiten, inclusief standaardobjecten, automatisering en integraties.

Wil je besparen op licentiekosten? Dan kun je overwegen om Platform-licenties toe te wijzen aan medewerkers die alleen met maatwerkapplicaties werken en geen volledige CRM-functionaliteit nodig hebben.

Industriespecifieke licenties

Industriespecifieke Salesforce-oplossingen

Salesforce biedt gespecialiseerde oplossingen die zijn afgestemd op verschillende sectoren, elk met een eigen unieke licentiestructuur. Dit zijn niet zomaar licenties; het zijn complete Salesforce-oplossingen met vooraf gebouwde datamodellen, workflows en integraties, ontworpen om te voldoen aan de specifieke behoeften van elke sector. Naast Financial Services Cloud, Health Cloud en Education Cloud biedt Salesforce ook de volgende industriespecifieke clouds:

• Manufacturing Cloud: Gericht op fabrikanten. Deze oplossing helpt bij het stroomlijnen van bedrijfsprocessen met tools voor het beheren van verkoop, productie en supply chain. De licentie is speciaal ontwikkeld met het oog op de behoeften van de maakindustrie.
• Consumer Goods Cloud: Ontwikkeld voor bedrijven in de consumentengoederensector. Deze oplossing biedt tools voor het beheren van retailactiviteiten zoals voorraadbeheer, merchandising en klantrelaties. De licentie sluit aan op de specifieke eisen van deze branche.
• Public Sector Solutions: Gericht op overheidsinstanties, non-profitorganisaties en onderwijsinstellingen. Deze oplossingen bieden vooraf ingestelde functies voor het beheren van subsidies, naleving en publieke dienstverlening. De licentiestructuur is aangepast aan de behoeften van organisaties in de publieke sector.
• Media Cloud: Ontwikkeld voor mediabedrijven. Deze oplossing biedt tools voor het beheren van content, distributie en klantbetrokkenheid. De licentiestructuur van Media Cloud is afgestemd op de unieke vereisten van de media-industrie.

Al deze industriespecifieke clouds brengen extra licentievereisten met zich mee bovenop de standaard Salesforce-edities. Als jij overweegt om een van deze oplossingen te gebruiken, is het belangrijk om goed te kijken naar wat jouw sector nodig heeft, zodat je inzicht krijgt in het volledige licentieaanbod en de beschikbare functionaliteit.

Community- en Experience Cloud-licenties – Prijsmodellen

Salesforce biedt Community Cloud- en Experience Cloud-licenties om externe belanghebbenden (zoals klanten, partners en medewerkers) toegang te geven tot Salesforce-data en -functionaliteiten. De prijsmodellen voor deze licenties zijn in de loop der tijd geëvolueerd, en het is belangrijk om de laatste ontwikkelingen goed te begrijpen.

• Prijs per login: Bij dit model betaal je op basis van het aantal logins per maand. Dit wordt vaak gebruikt voor externe stakeholders zoals klanten en partners die slechts af en toe inloggen op het Salesforce-platform.
• Prijs per gebruiker (member): Bij dit model betaal je op basis van het aantal unieke gebruikers, ongeacht hoe vaak ze inloggen. Dit is geschikt voor gebruikers die regelmatig toegang nodig hebben tot het platform.
• Prijs op basis van looptijd (term-based): In sommige gevallen gebruikt Salesforce nu een prijsmodel op basis van een vaste contractduur (bijvoorbeeld één of drie jaar) in plaats van maandelijkse betaling. Dit biedt voorspelbaarheid voor organisaties met een langetermijnstrategie.
• Daarnaast bieden sommige specifieke licenties binnen de Experience Cloud-familie meer gedetailleerde controle over gebruikersrollen en machtigingen:
  • Customer Community Plus-licentie: Deze licentie maakt geavanceerde functies mogelijk, zoals rolgebaseerde machtigingen, complexere deelregels en gedelegeerd beheer. Zo krijg je meer controle over hoe je klanttoegang tot je portalen en communities beheert.
  • Employee Apps en Experience Cloud voor HR-doeleinden: De term Employee Community License wordt niet meer breed gebruikt. In plaats daarvan biedt Salesforce nu Employee Apps en Experience Cloud-oplossingen die specifiek zijn afgestemd op interne HR-behoeften. Deze licenties ondersteunen medewerkerbetrokkenheid, interne samenwerking en HR-functionaliteit.

Onderhandelingsstrategieën voor deals op ondernemingsniveau

Bij het onderhandelen met Salesforce, vooral voor grootschalige implementaties, zijn er verschillende strategieën die kunnen helpen om licentiekosten te verlagen en gunstigere voorwaarden te verkrijgen. Naast bundelen, timing en het benutten van concurrerende offertes, kun je de volgende praktische tactieken overwegen:

• Korting voor meerjarige contracten: Salesforce biedt vaak betere prijzen voor organisaties die zich voor langere contractperiodes verbinden. Een 3-jarig contract resulteert doorgaans in aanzienlijke kostenbesparingen in vergelijking met jaarlijkse verlengingen. Meerjarige contracten bieden voorspelbare prijzen en kunnen gunstige tarieven vastleggen, waardoor je beschermd wordt tegen mogelijke prijsstijgingen gedurende de looptijd van het contract.
• Flexibiliteit in licentieaanvragen: Naarmate de behoeften van organisaties evolueren, kan het aantal gebruikers en soorten licenties halverwege de looptijd veranderen. Grote ondernemingen moeten overwegen te onderhandelen over de mogelijkheid om het aantal gebruikers aan te passen tijdens de contractperiode. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat je licenties je werkelijke gebruik weerspiegelen, zodat je niet onnodig teveel of te weinig licenties hebt.
• Bescherming tegen audits: Salesforce voert regelmatig audits uit om te controleren op naleving van de licentievoorwaarden. Grote ondernemingen moeten onderhandelen over bescherming tegen audits om onverwachte kostenstijgingen te voorkomen die door audits kunnen worden veroorzaakt. Dit kan onder andere inhouden dat er duidelijke voorwaarden zijn over hoe overagekosten worden berekend of dat auditcorrecties worden beperkt of gecapped voor bepaalde perioden.
• Leverage timing – De beste tijd om te onderhandelen is aan het einde van het fiscale jaar van Salesforce (31 januari), wanneer verkoopteams gretig zijn om deals af te sluiten.
• Vergelijk met concurrenten – Het meenemen van offertes van concurrerende CRM-leveranciers (bijvoorbeeld Microsoft Dynamics 365) kan je onderhandelingspositie versterken.
• Bundelen van licenties en diensten – Het bundelen van extra Salesforce-diensten, zoals Premier Support of Professional Services, kan soms leiden tot kortingen op licentietarieven.

Salesforce-edities en prijzen

Salesforce biedt verschillende licentiemodellen aan op basis van software-edities met uiteenlopende functionaliteiten en kosten.

Core edities:

• Starter – $25 per gebruiker per maand – Basis-CRM-tools voor kleine bedrijven.
• Professional – $75 per gebruiker per maand – Geavanceerde functies zoals prognoses en dashboards.
• Enterprise – $150 per gebruiker per maand – Uitgebreide mogelijkheden voor maatwerk en automatisering.
• Unlimited – $300 per gebruiker per maand – Volledige Salesforce-functionaliteit met premium ondersteuning.

Voor de meest nauwkeurige en gedetailleerde prijsinformatie kun je het beste de officiële Salesforce prijs pagina raadplegen.

Strategieën voor licentie-optimalisatie

Organisaties geven vaak te veel uit aan licenties door een verkeerde afstemming op de behoeften van gebruikers. Met de volgende strategieën kun je kosten besparen:

1. Voer regelmatig licentie-audits uit

• Identificeer inactieve of onderbenutte licenties.
• Deactiveer of hergebruik ongebruikte licenties.

2. Monitor gebruikersactiviteit

• Gebruik Salesforce-rapportages om de gebruikersactiviteit te volgen.
• Downgrade licenties voor gebruikers met een laag gebruik.

3. Stem licenties af op gebruikersrollen

• Ken volledige CRM-licenties alleen toe aan gebruikers die ze echt nodig hebben.
• Gebruik Platform-licenties voor gebruikers die enkel toegang nodig hebben tot maatwerkapps, niet tot CRM-functionaliteit.

4. Optimaliseer add-ons en extra functies

• Beoordeel de ROI van premium functies zoals Einstein AI en CPQ.
• Verwijder overbodige feature-licenties.

5. Maak gebruik van gebruiksgebaseerde licenties

• Monitor API-gebruik om extra kosten te vermijden.
• Evalueer het verschil tussen het per-login- en per-lid-model voor Experience Cloud.

6. Onderhandel met Salesforce

Grote organisaties kunnen het volgende onderhandelen:

• Volumekorting bij afname van grote aantallen licenties.
• Prijsbescherming om toekomstige verhogingen te voorkomen.
• Pakketaanbiedingen inclusief extra diensten voor extra besparingen.

Licentie-naleving en risicobeheer

Het verkeerd beheren van Salesforce licenties kan leiden tot nalevingsrisico’s, waaronder:

• Over-licenties: Je betaalt voor meer licenties dan nodig door een gebrek aan overzicht.
• Onder-licenties: Gebruikers krijgen een verkeerd type licentie toegewezen, wat kan leiden tot schending van de servicevoorwaarden van Salesforce.
• Ongeautoriseerd gebruik van functies: Sommige gebruikers maken mogelijk gebruik van functies waarvoor ze geen toestemming hebben, wat tot complianceproblemen kan leiden.

Salesforce audits

Daarnaast voert Salesforce regelmatig audits uit via het True-Up model, waarbij klantgebruik wordt gecontroleerd. Als jouw organisatie over de gelicentieerde limieten gaat – qua gebruikersaantallen of functionaliteiten – brengt Salesforce meestal extra kosten in rekening tijdens de volgende factureringscyclus. Voorbeelden waarbij het True-Up model vaak geldt:

• API-limieten overschrijden: Salesforce hanteert API-gebruikslimieten. Als je deze overschrijdt zonder extra API-capaciteit aan te schaffen, kunnen er onverwachte kosten ontstaan. Het is dus belangrijk om API-gebruik goed te monitoren.
• Laagwaardige licentie gebruiken voor taken uit een hogere licentielaag: Bijvoorbeeld het gebruiken van een Platform-licentie (zonder CRM-functionaliteit) voor CRM-taken die eigenlijk onder Sales Cloud of Service Cloud vallen. Dit kan leiden tot schending van de licentievoorwaarden en extra kosten.

Zo beperk je het risico:

• Gebruik licentiebeheer-tools: De License Management App (LMA) van Salesforce helpt je bij het bijhouden van licentie-toewijzingen.
• Voer regelmatige audits uit: Analyseer gebruiksrapporten om inactieve gebruikers of overtoewijzingen op te sporen.
• Zorg voor juiste toewijzingen: Stem het type licentie af op de werkelijke rol en verantwoordelijkheden van elke medewerker, zodat licenties correct worden ingezet voor hun bedoelde taken.

Microsoft en Salesforce: Integratie- en licentieoverwegingen

Hoewel Microsoft en Salesforce vaak als concurrenten worden gezien—vooral doordat Microsoft Dynamics 365 direct concurreert met Salesforce Sales Cloud—maken veel organisaties gebruik van beide platforms naast elkaar. Een goed begrip van de verschillen in licentieopbouw en functionaliteit is essentieel om kosten te optimaliseren en functionaliteit efficiënt te benutten. Hieronder volgt een vergelijking met extra toelichting over de beperkingen van Microsoft-tools om Salesforce volledig te vervangen.

Belangrijke overlap tussen Microsoft en Salesforce

• CRM- en ERP-oplossingen – Microsoft biedt Dynamics 365 Sales en Customer Service, die direct concurreren met Salesforce Sales Cloud en Service Cloud. Organisaties vergelijken vaak beide oplossingen om te bepalen wat het beste past bij hun verkoop- en serviceprocessen.
• Productiviteit en samenwerking – Veel Salesforce-gebruikers vertrouwen op Microsoft 365 (voorheen Office 365) voor tools zoals Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive. Gelukkig integreert Salesforce goed met deze Microsoft-applicaties.
• Azure versus Salesforce Hyperforce – Salesforce biedt tegenwoordig Hyperforce, een moderne cloudarchitectuur die draait op publieke cloudproviders zoals AWS, Google Cloud en Azure. Sommige bedrijven gebruiken Microsoft Azure om Salesforce-omgevingen te hosten, en maken daarnaast gebruik van Azure-diensten voor analyses, beveiliging en AI.
• Power Platform versus Salesforce Platform – Microsoft’s Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI en Power Virtual Agents) concurreert met het Salesforce Platform op het gebied van low-code/no-code ontwikkeling en automatisering. Organisaties die beide gebruiken moeten hun licenties zorgvuldig beheren om dubbele kosten voor overlappende functionaliteit te vermijden.
• AI en data-analyse – Microsoft Copilot en Salesforce Einstein AI bieden beide AI-gedreven automatisering, inzichten en klantinteracties. Een goed begrip van de licentievoorwaarden voor deze AI-functies is nodig om onnodige kosten te voorkomen.

Licentie-optimalisatie bij gecombineerd gebruik van Microsoft en Salesforce

• Consolideer licenties waar mogelijk – Als je al gebruikmaakt van Microsoft 365, benut dan de integraties van Salesforce met Outlook en Teams, in plaats van extra samenwerkingssoftware aan te schaffen.
• Beoordeel je CRM-behoeften – Sommige organisaties kunnen Salesforce-kosten verlagen door gebruikers met beperkte behoeften over te zetten naar Dynamics 365 Sales Professional, dat vaak voordeliger is dan Salesforce’s middenklas-edities.
• Gebruik Power Platform voor maatwerk – Als je al licenties hebt voor Power Apps of Power Automate, onderzoek dan of je deze kunt inzetten ter vervanging van Salesforce Flow of aangepaste Lightning-componenten. Let op: Power Platform werkt het beste buiten de Salesforce-gebruikersinterface. Hoewel het bepaalde logica en automatiseringen kan vervangen, kan het volledig vervangen van native Salesforce-functionaliteit leiden tot een gefragmenteerde gebruikerservaring, tenzij goed geïntegreerd.
• Gebruik Azure voor Salesforce-data – Als je Salesforce-data extern opslaat voor analyse, overweeg dan om Azure Synapse of Power BI te gebruiken in plaats van extra Salesforce-opslag aan te schaffen. Houd er rekening mee dat het verplaatsen van data uit Salesforce gevolgen kan hebben voor API-gebruik en compliance. Deze aanpak vereist doorgaans middleware of ETL-tools, zoals Azure Data Factory, MuleSoft of KingswaySoft.