Waarom Microsoft de 3-jarige termijn heeft geïntroduceerd

Tot nu toe waren Microsoft 365 abonnementen via Cloud Solution Provider beperkt tot maandelijkse en jaarlijkse termijnen. Enterprises die langere verplichtingen wilden aangaan, kozen doorgaans voor de Enterprise Agreement (EA), al jarenlang de standaardoptie voor grote organisaties. Met de introductie van een 3-jarige optie binnen CSP wil Microsoft:

• CSP in lijn brengen met EA: Enterprises die het EA-model verlaten, krijgen nu een meerjarige CSP-alternatief.
• Voorbereiden op de afstemming tussen CSP en MCA-E: Het Microsoft Customer Agreement for Enterprise programma zal naar verwachting de EA vervangen en Microsoft is druk bezig de verschillende inkoopmodellen op elkaar af te stemmen.
• Klanten vastleggen: Meerjarige verplichtingen vergroten de voorspelbaarheid voor zowel Microsoft als de klant.
• Inspelen op de vraag: Veel klanten wilden prijsbescherming op langere termijn buiten de EA.

Voor- en nadelen van de 3-jarige verbintenis

Voordelen

• Prijsbescherming: De prijs wordt vastgelegd voor de duur van het contract, waardoor je beschermd bent tegen jaarlijkse verhogingen. In een omgeving waarin Microsoft licentiekosten regelmatig aanpast, is dit een groot voordeel.
• Budgetzekerheid: Enterprises kunnen hun licentiebudget over drie jaar beter voorspellen.
• EA-alternatief: Organisaties die weggaan bij EA hebben eindelijk een vergelijkbare optie in CSP, met meer partnerflexibiliteit en mogelijk snellere ondersteuning.

Nadelen

• Minder flexibiliteit: Drie jaar prijsbescherming is een lange periode. Houd er rekening mee dat Microsoft in die tijd zijn licentiemodellen kan wijzigen, en prijzen zelfs kunnen dalen. Je zou tussentijds je abonnement willen aanpassen.
• Voorafgaand risico: Als je organisatie krimpt, overstapt op alternatieve oplossingen of herstructureert, zit je vast aan licenties die je niet meer nodig hebt. Dit kan deels worden opgevangen door een mix van 3-jarige, 1-jarige en maandelijkse modellen, maar dat vereist meer licentiebeheer.
• Partnerafhankelijkheid: CSP-overeenkomsten verlopen via partners. De kwaliteit van beheer, rapportage en support verschilt sterk. De keuze van de juiste partner is nóg belangrijker bij een contract van drie jaar.
• Minimale afname: Voor alle producten die onder de 3-jarige termijn vallen, geldt een minimum van 100 licenties per product. Dit kan user profiling bemoeilijken als sommige profielen minder dan 100 licenties vereisen.

Onvolledig productportfolio: De huidige keuze is beperkt tot M365 E3, M365 E5, M365 E5 Security, M365 E5 Compliance en Teams Enterprise. Extra producten of losse Office 365-aanbiedingen zijn (nog) niet beschikbaar onder een driejarige termijn.

Prijsbescherming en facturatie

De driejarige CSP-termijn introduceert nieuwe financiële dynamieken:

• Vastgelegde prijzen: Zodra het contract is ondertekend, blijft de prijs per gebruiker gelijk gedurende de looptijd. Dit kan miljoenen besparen voor grote organisaties, zeker in markten waar Microsoft vaak prijsaanpassingen doorvoert.
• Factureringsopties: Klanten kunnen kiezen voor jaarlijkse of driejaarlijkse betalingen. De verbintenis geldt echter altijd voor drie jaar, ongeacht de gekozen betalingsstructuur.
• Inflatiebescherming: In regio’s met valuta-volatiliteit kan deze stabiliteit zwaarder wegen dan het verlies aan flexibiliteit.

Overstappen van EA naar CSP met de nieuwe 3-jarige optie

Voor veel enterprises is de grote vraag of deze CSP-ontwikkeling het eenvoudiger maakt om uit de Enterprise Agreement te stappen.

Belangrijke overwegingen

• Vergelijkbare looptijd: Met de 3-jarige CSP-optie hebben enterprises die gewend zijn aan EA’s driejarige cyclus nu een haalbaar alternatief.
• Licentiebeheer: CSP is gedetailleerder en biedt nu maandelijkse, jaarlijkse of driejaarlijkse opties. Licenties kunnen dagelijks worden toegevoegd en gelijkgetrokken met een bestaande termijn. Reduceren is echter alleen mogelijk aan het einde van de looptijd.
• Migratiestrategie: Het overstappen van EA naar CSP moet zorgvuldig worden getimed met je verlenging. Analyseer workloads, gebruikersprofielen en prijsstructuren vooraf.

Partnerkeuze: Anders dan bij EA, waar Microsoft je directe contractpartij is, loopt CSP via een partner. De juiste partner kan helpen bij optimalisatie en betere CSP-prijzen.

Hoe zit het met de MCA-E?

Microsoft verandert niet alleen CSP-termijnen, maar ook contracten. De Enterprise Agreement (EA) wordt uitgefaseerd, en de Microsoft Customer Agreement for Enterprise (MCA-E) komt ervoor in de plaats als nieuwe contractuele basis.

Zo hangen de stukken samen:

• MCA-E als kader: Als je overstapt van EA, is MCA-E de juridische basis van je Microsoft-relatie. Het regelt compliance en aansprakelijkheid, maar schrijft geen abonnementsduur voor.
• CSP als voertuig: De nieuwe 3-jarige Microsoft 365-termijnen worden via CSP aangeschaft, meestal onder MCA-E. MCA-E levert dus de juridische basis, CSP de commerciële structuur.
• Vergelijking met EA:
  • EA: 3-jarige termijn, direct met Microsoft, beperkte flexibiliteit.
  • MCA-E + CSP (3 jaar): EA-achtige cyclus, maar via een partner, mét prijsbescherming.
  • MCA-E + CSP (1 jaar/maandelijks): Meer flexibiliteit, maar met prijsrisico.

Strategische implicaties

Voor enterprises betekent dit dat de driejarige EA-cyclus niet langer de enige optie is. Onder MCA-E kun je nu kiezen:

1. Een 3-jarig CSP-contract: stabiliteit en kostenbescherming voor de zwaarstwegende producten.
2. Flexibel blijven op 1-jarige of maandelijkse CSP-termijnen: wendbaarheid behouden tegen de prijs van mogelijke hogere kosten.

Kortom, MCA-E herkadert het EA-model door keuze te bieden, maar die keuze brengt nieuwe afwegingen met zich mee.

Wil je je verder verdiepen in de verschillen tussen de Enterprise Agreement en de Microsoft Customer Agreement? Vraag vandaag nog onze gratis MCA vs EA Legal Guide aan!

Impact op grote klanten die flexibiliteit nodig hebben bij verlenging

Enterprises met duizenden gebruikers staan voor een evenwichtsoefening:

• Besparingen vastleggen vs. wendbaar blijven: Een 3-jarig CSP-contract biedt stabiliteit, maar beperkt de mogelijkheid om snel bij te sturen.
• Veranderende workforce: Sectoren met seizoensgebonden of fluctuerende aantallen medewerkers moeten afwegen of flexibiliteit meer waard is dan prijsbescherming.
• Strategische opties: Sommige organisaties kiezen voor een mix. Bijvoorbeeld een basis aantal licenties voor 3 jaar vastleggen, en extra gebruikers onderbrengen in 1-jarige of maandelijkse termijnen.