Waarom eenmalige prijscontroles niet werken

Wachten tot het einde van een contract om prijzen of licentiebehoeften te beoordelen is alsof je je bankrekening maar één keer per jaar bekijkt. Grote problemen komen dan vaak te laat aan het licht en je mist besparingen onderweg.

Microsoft’s licentielandschap verandert voortdurend. Prijzen fluctueren, SKU-beschikbaarheid evolueert, en promoties komen en gaan. Als je deze verschuivingen niet actief volgt, loop je waarschijnlijk het risico op:

• Te veel betalen voor licenties die niet meer passen bij je omgeving
• Het mislopen van kortingen of beter passende SKU’s
• Een misalignment tussen je daadwerkelijke gebruik en toegewezen licenties

Instellen en klaar: zo werken abonnementen niet

Het is makkelijk om Microsoft 365, Azure of Dynamics 365 abonnementen te zien als vaste maandelijkse kosten, maar in de praktijk blijven ze zelden statisch.

Veranderingen in gebruikersaantallen, workloadvereisten of zelfs interne herstructureringen kunnen de juiste prijsstelling flink beïnvloeden.

Zonder regelmatige controles gebeurt het vaak dat:

• Proeflicenties ongemerkt doorrollen naar betaalde versies
• Gebruikersprofielen veranderen, maar de licentieniveaus hetzelfde blijven
• Resources worden ingericht maar onbenut blijven, vooral in Azure

Licentiebeheer voor abonnementen vraagt om een dynamische aanpak, niet een reactieve.

De voordelen van continue benchmarking

Wat bedoelen we met continue benchmarking?

Het is het regelmatige proces van het vergelijken van je huidige licentiestack, prijzen en gebruik met marktdata, Microsoft updates en je interne behoeften.

Belangrijkste voordelen:

• Betere afstemming met daadwerkelijk gebruik: Betaal niet voor wat je niet gebruikt
• Kostenbesparing: Kansen identificeren om te downgraden, consolideren of van licentiemodel te wisselen
• Prijsintelligentie: Weten wat anderen betalen en waar jij staat
• Onderhandelingskracht: Onderbouwd en met data het gesprek aangaan bij vernieuwingen

Praktijkvoorbeelden: Wat wij bij LicenseQ zien

We hebben klanten geholpen hun kosten met wel 30% te verlagen. Niet door te wachten tot verlenging, maar door eerder actie te ondernemen.

Veelvoorkomende bevindingen uit ons benchmarkwerk:

• Klanten met E5-licenties die de volledige stack niet meer nodig hadden
• Gemiste kansen om van EA naar CSP over te stappen voor meer flexibiliteit en kostencontrole
• Niet overstappen naar een ander/goedkoper contracttype
• Onbekendheid met prijsupdates voor producten die onder contract vallen

Allemaal te vermijden, met regelmatige check-ins en slimmer licentieprofileren.

Introductie: LicenseQ’s Rolling Price Protection

Om continue benchmarking makkelijker te maken, bieden we rolling price protection voor onze CSP-klanten.

Zo werkt het:

Wanneer je 100 of meer CSP-licenties via LicenseQ aanschaft, krijg je toegang tot rolling price benchmarking. Onze service controleert je prijzen, SKU’s en gebruik doorlopend tegen onze intelligence-database en Microsoft-updates.

Dat betekent dat je:

• Altijd weet of je te veel betaalt
• Op de hoogte bent wanneer Microsoft prijswijzigingen of promoties doorvoert
• Kunt handelen op de inzichten voordat ze je geld kosten

Een eenvoudige manier om je kosten onder controle te houden zonder te wachten tot verlenging.

Hoe begin je met het benchmarken van je Microsoft licenties?

Weet je niet waar je moet beginnen? Dit raden we aan:

1. Profileer je gebruikers: Welke tools hebben ze écht nodig?
2. Analyseer je abonnementen: Wat betaal je en wat gebruik je?
3. Vergelijk prijzen: Sluiten je Cloud Solution Provider (CSP) of EA tarieven aan bij de markt?
4. Werk samen met experts: Een tool of partner zoals LicenseQ kan je continue inzichten geven zonder handmatig werk.

Wij bieden een gratis Microsoft licentiescan om je op weg te helpen. Neem vandaag contact op met onze licentie consultants.

Hoe LicenseQ Hub continue benchmarking ondersteunt

Bijblijven met Microsoft’s voortdurend veranderende prijslijsten, nieuwe SKU’s en evoluerende contractvoorwaarden is iets dat de meeste IT- of inkoopteams niet handmatig kunnen doen. Daar komt onze LicenseQ Hub in beeld.

LicenseQ Hub is onze innovatieve tool die ontworpen is om doorlopend benchmarking- en optimalisatie-inzichten te bieden voor Microsoft 365, Azure en Dynamics 365 omgevingen. In plaats van pas bij verlenging problemen te ontdekken, controleert LicenseQ Hub continu je licentiestack tegen:

• Laatste Microsoft prijslijsten. Direct zien of je tarieven concurrerend zijn
• Realtime-gebruik. Inactieve, onderbenutte of verkeerd afgestemde licenties signaleren
• SKU- en promotie-updates. Alternatieve opties of kortingen identificeren zodra ze verschijnen

Het resultaat? Je krijgt niet één keer per jaar inzichten, maar doorlopende, datagedreven zichtbaarheid in je Microsoft-licentiepositie.

“We hebben LicenseQ Hub gebouwd om onze klanten hetzelfde niveau van intelligence en leverage te geven dat Microsoft intern gebruikt. Continue benchmarking betekent dat je nooit blind onderhandelt.” – Floris Klaver, Co-Founder LicenseQ

Door LicenseQ Hub te integreren in je licentiestrategie profiteer je van:

• Proactieve alerts bij prijswijzigingen of optimalisatiemogelijkheden
• Scenariomodellering voor verlengingen en contractonderhandelingen
• Gecentraliseerd overzicht van kosten voor Microsoft 365, Azure en Dynamics in één platform

Het verschil tussen reageren bij verlenging en permanent vooroplopen in Microsoft’s licentieontwikkelingen.