Waarom eenmalige optimalisatie verouderd is

• License drift: Werknemers veranderen van functie, nieuwe medewerkers komen erbij of oude rollen verdwijnen. Licenties bewegen niet altijd mee.
• Service sprawl: Add-ons zoals Security, Compliance, Copilot of Viva worden geactiveerd zonder duidelijke governance.
• Cloud dynamiek: Azure consumptie en Microsoft 365 gebruik veranderen van maand tot maand. Een snapshot van vorig jaar of zelfs vorige maand weerspiegelt de huidige realiteit niet.
• AI-adoptie: Nieuwe workloads verschijnen sneller dan inkoopcycli kunnen bijhouden.

Wachten tot de verlenging betekent dat je altijd achter de feiten aanloopt en vaak vanuit een zwakkere positie onderhandelt.

De risico’s van een eenmalige aanpak

• Verspilde uitgaven: Ongebruikte of te zware licenties stapelen zich maandenlang op voordat ze worden opgemerkt.
• Compliance verrassingen: Onderlicensering blijft onopgemerkt totdat het in een audit aan het licht komt.
• Verzwakte onderhandelingspositie: Zonder continue data is het lastiger om Microsoft’s voorstellen tegen te spreken.

Waarom continue optimalisatie de nieuwe standaard is

Organisaties verschuiven naar voortdurende licentie-governance en behandelen optimalisatie als een proces, niet als een project. Het doel is altijd te weten dat je licenties aansluiten op de daadwerkelijke behoefte.

Deze aanpak levert op:

• Directe besparingen: Verspilling onmiddellijk signaleren en herverdelen.
• Verbeterde compliance: Doorlopend controleren vermindert auditrisico’s.
• Sterkere onderhandelingspositie: Harde gebruiksdata maakt gesprekken met Microsoft feitelijk en onderbouwd.

Hoe LicenseQ Hub continue optimalisatie mogelijk maakt

LicenseQ Hub is precies voor deze uitdaging ontworpen. In plaats van wachten op jaarlijkse reviews, biedt het:

• Continue gebruiksmonitoring over Microsoft 365, Azure en Dynamics 365.
• AI-gedreven profiling die ervoor zorgt dat altijd het juiste licentietype aan de juiste gebruiker wordt toegewezen.
• Scenario-modellering om nieuwe combinaties van E3, E5, F3 en add-ons te testen vóór de verlenging.
• Proactieve waarschuwingen wanneer ongebruikte of verkeerd toegewezen licenties weer opduiken.

Met LicenseQ Hub stappen organisaties over van reactieve opschoonacties naar proactieve governance.

Klant succesverhaal

Een wereldwijd professioneel dienstverleningsbedrijf gebruikte LicenseQ Hub om hun 15.000 Microsoft 365 gebruikers te monitoren. Binnen slechts zes maanden identificeerde het platform:

• Meer dan 1.200 slapende en inactieve licenties.
• Tientallen frontline-medewerkers met volledige E5-suites die ze nooit gebruikten.
• Verkeerd toegewezen add-ons die onnodig op hele afdelingen waren toegepast.
• Gebruikers met dubbel toegewezen functionaliteit.

Door continu te herverdelen en de licenties te stroomlijnen, realiseerde het bedrijf vóór de verlengingsonderhandelingen al €2,4 miljoen aan jaarlijkse besparingen.