Oracle E-Business Suite (EBS) is nog altijd een essentieel applicatiepakket voor veel grote organisaties, vooral als je afhankelijk bent van krachtige ERP-functionaliteit voor financiën, inkoop, HR, supply chain en klantrelatiebeheer.

Hoewel Oracle steeds meer inzet op cloudapplicaties zoals Fusion, blijft EBS breed gebruikt in on-premises en gehoste omgevingen. Maar flexibiliteit brengt ook complexiteit met zich mee en EBS-licenties zijn vaak allesbehalve eenvoudig.

In dit artikel leggen we je de belangrijkste onderdelen van Oracle EBS-licenties uit, benoemen we valkuilen waar je op moet letten, en delen we tips om je licentiepositie te optimaliseren.

Wat is Oracle E-Business Suite (EBS)?

Oracle EBS is een geïntegreerde suite van bedrijfsapplicaties die organisaties helpt bij het beheren van uiteenlopende processen, van financiën en human resources tot logistiek en klantenservice.

De suite is modulair opgebouwd, wat betekent dat je alleen de onderdelen hoeft te licentiëren die je daadwerkelijk nodig hebt.

Populaire EBS-modules zijn onder andere:

• Financieel beheer
• Inkoop
• ProjectmanagementHuman Capital Management (HCM)
• Supply Chain Management (SCM)
• Customer Relationship Management (CRM)

EBS kan worden uitgerold op locatie (on-premises), gehost in private clouds of gemigreerd naar publieke cloudplatforms zoals Oracle Cloud Infrastructure (OCI), AWS of Azure.

Oracle EBS-licentiemodellen

In 2025 biedt Oracle vier hoofdmodellen voor het licentiëren van E-Business Suite (EBS), elk met eigen voordelen en aandachtspunten:

1. Application User Licensing (gebruikersgebaseerd model)

Dit traditionele model licentieert individuele gebruikers (met naam) die toegang hebben tot EBS-toepassingen.

• Licentiegrondslag: Per module, per individuele gebruiker met systeemtoegang. Elke module vereist een aparte licentie per gebruiker.
• Kostenstructuur: Kosten stijgen evenredig met het aantal gebruikers
• Voordelen: Nauwkeurige controle, voorspelbare kosten bij groei, eenvoudige compliance monitoring
• Uitdagingen: Administratieve belasting voor gebruikersbeheer, duur bij brede implementaties
• Geschikt voor: Organisaties met een beperkte en duidelijk gedefinieerde gebruikersgroep en gerichte EBS-inzet

Iedere persoon met toegangsrechten heeft een aparte licentie nodig, ongeacht hoe vaak deze gebruikmaakt van het systeem. Het gaat om autorisatie, niet om gebruik. Strak gebruikersbeheer is noodzakelijk om compliant te blijven en overlicentiëring te voorkomen.

2. Revenue Metric Licensing (gebaseerd op bedrijfsomzet)

Dit model op enterpriseniveau baseert licentiekosten op de totale jaarlijkse omzet van je organisatie.

• Licentiegrondslag: Totale bedrijfsomzet (meestal per $1 miljoen omzet)
• Kostenstructuur: Schaalvergroting loopt mee met omzetgroei, niet met gebruik
• Voordelen: Onbeperkt gebruikersaantal, eenvoudige administratie, geen gebruikersregistratie nodig
• Uitdagingen: Kosten stijgen automatisch bij omzetgroei, gebruik en kosten zijn mogelijk niet in balans
• Geschikt voor: Grote ondernemingen met veel gebruikers t.o.v. omzet, en stabiele groeiverwachting

Dit model voorkomt gebruikersregistratie, maar de kosten nemen niet af als je omzet daalt.

3. Employee Metric Licensing (gebaseerd op aantal medewerkers)

Lijkt op het omzetmodel, maar gebaseerd op het personeelsbestand.

• Licentiegrondslag: Totaal aantal medewerkers in de organisatie
• Kostenstructuur: Kosten groeien mee met het aantal werknemers, niet met systeemgebruik
• Voordelen: Onbeperkte toegang, eenvoudige administratie, passend voor HR-georiënteerde toepassingen
• Uitdagingen: Definiëren wie telt als ‘medewerker’, kosten stijgen bij personeelsgroei
• Geschikt voor: Organisaties met stabiel personeelsbestand en brede toegangsnoden

Ideaal voor HR-implementaties of wanneer het aantal medewerkers stabieler is dan de omzet.

4. Custom Application Suite (CAS) Licensing

Een flexibel model waarmee organisaties eigen bundels van EBS-modules samenstellen.

• Licentiegrondslag: Aangepaste combinatie van modules, met onderhandelde voorwaarden
• Kostenstructuur: Bundelprijs, vaak voordeliger dan losse modulelicenties
• Voordelen: Kostenbesparing door bundeling, eenvoudiger beheer dankzij uniforme voorwaarden
• Uitdagingen: Complexe initiële onderhandeling, minder flexibiliteit bij gedeeltelijke opzegging
• Geschikt voor: Organisaties die meerdere EBS-modules inzetten met langetermijnbehoeften

CAS maakt maatwerk mogelijk met bijbehorende kortingen en administratieve vereenvoudiging.

Verouderde metrics die nog bestaan (maar niet meer worden aangeboden):

1. Concurrent User: Beperkt aantal gelijktijdige gebruikers. Niet meer beschikbaar, maar legacy-licenties kunnen onder druk staan. Piekgebruik goed monitoren voor compliance.
2. Named User-Professional vs. Employee: Vroeger werd onderscheid gemaakt tussen volledige gebruikers en beperkte gebruikers (zoals HR self-service). Dit leidde vaak tot interpretatieproblemen. Oracle is nu overgestapt op het Application User-model.
3. Unit-Based Metrics: Sommige modules worden gelicentieerd op basis van transacties (zoals aantal ingediende onkosten of orderregels). Dit kan voordelig zijn, maar vereist nauwkeurige monitoring en mogelijk contractuele aanpassingen.

Belangrijk: De licentie voor de EBS-suite omvat niet automatisch de licenties voor de onderliggende database of middleware. Die moeten afzonderlijk worden aangeschaft.

Veelvoorkomende licentie uitdagingen

1. Verwarring rond gebruikersclassificatie
   Klanten halen vaak Named User Plus en Application User-metingen door elkaar, wat kan leiden tot over- of onderlicentiëring.
2. Risico’s bij maatwerk
   Zelfontwikkelde applicaties of uitbreidingen op basis van Oracle-technologie kunnen extra licenties vereisen.
3. Derde partij cloudhosting
   Het draaien van EBS op AWS of Azure roept vragen op over licentie-overdraagbaarheid en naleving van Oracle’s cloudbeleid.
4. Beperkingen bij virtualisatie
   Oracle hanteert strikte regels voor “soft partitioning” (zoals bij VMware), wat kan zorgen voor aanzienlijke licentierisico’s.

Oracle Supportbeleid

Support is een belangrijk kostenonderdeel. Oracle’s supportbeleid heeft invloed op je langetermijn licentiekosten en keuzes rondom upgrades:

• Premier vs. Sustaining Support: Oudere EBS-versies komen mogelijk alleen nog in aanmerking voor Sustaining Support, waarbij je geen toegang hebt tot bugfixes of nieuwe updates.
• Herinschakelkosten: Als je support beëindigt, kunnen er extra kosten gelden als je later weer wilt aansluiten.
• Risico’s bij het gebruik van niet-ondersteunde versies: Het draaien van verouderde en niet-ondersteunde software verhoogt het risico op operationele problemen en compliance-issues.

EBS op Oracle Cloud vs. andere clouds

Oracle stimuleert klanten om EBS te draaien op Oracle Cloud Infrastructure (OCI) via het Bring Your Own License (BYOL)-model. Maar als je EBS implementeert op niet-Oracle-platforms zoals AWS of Azure, brengt dat licentiecomplicaties met zich mee:

• Beperkingen op licentieoverdraagbaarheid: Oracle erkent virtuele cores op niet-Oracle-clouds vaak niet, wat leidt tot overlicentiëring.
• Beperkte support: Oracle kan ondersteuning beperken voor implementaties buiten OCI.

EBS op Microsoft Azure

Technisch gezien is het mogelijk om Oracle EBS op Microsoft Azure te draaien, maar licentie compliance is een belangrijk aandachtspunt. Oracle heeft Azure officieel erkend als een Authorized Cloud Environment (ACE). Dit betekent dat je Oracle-software mag licentiëren op Azure (net als op AWS en Google Cloud Platform), maar je moet met het volgende rekening houden:

• Geen licentieportabiliteit: Oracle verleent geen licentieoverdraagbaarheid voor EBS, Oracle Database of middleware op Azure. Je moet de volledige onderliggende fysieke infrastructuur licentiëren – niet alleen de virtuele instanties die je daadwerkelijk gebruikt.
• Kostenrisico: Deze beperking leidt vaak tot opgeblazen licentieaantallen, vooral in virtuele omgevingen waar “hard partitioning” niet wordt erkend.
• Beperkte ondersteuning: Hoewel Oracle mogelijk beperkte hulp biedt, draai je EBS op Azure op eigen risico. Volledige support is vaak alleen gegarandeerd bij gebruik van OCI.
• Gebrek aan transparantie: De publieke Oracle-licentiedocumentatie biedt weinig duidelijke richtlijnen voor Azure, wat klanten kwetsbaar maakt tijdens audits.

Organisaties die EBS op Azure willen hosten, doen er goed aan een grondige compliance-analyse uit te voeren, onafhankelijke licentie-experts te betrekken en hun infrastructuur zorgvuldig te documenteren. In sommige gevallen is het praktischer om OCI te overwegen vanwege de voordelen van compliant BYOL-gebruik, of om EBS on-premises te houden en Azure alleen voor andere workloads in te zetten.

Onze consultants zijn Microsoft-licentie-experts – neem gerust contact met ons op voor advies over Oracle EBS-hosting op Azure.

Audit en compliance overwegingen

Oracle-audits zijn grondig, en EBS-omgevingen vallen vaak binnen de reikwijdte van zo’n audit. Ze gebeuren zelden willekeurig en ze worden meestal getriggerd door gebeurtenissen of patronen die Oracle als risicovol beschouwt.

Mogelijke triggers zijn:

• Uitbreiding van infrastructuur: Extra CPU’s, geheugen of servers kunnen leiden tot hogere licentie-eisen en een audit uitlokken.
• Wijzigingen in virtualisatie: Implementaties in virtuele omgevingen (zoals VMware of andere soft-partitioning tools) trekken extra aandacht vanwege Oracle’s strikte interpretatie van licentieregels.
• Gebruik van maatwerkapplicaties: Als je EBS uitbreidt of integreert met zelfontwikkelde apps die gebruikmaken van Oracle-technologie, kunnen extra licenties nodig zijn. Dit wordt vaak over het hoofd gezien.
• Migratie naar de cloud: Het verplaatsen van EBS naar publieke clouds zoals AWS of Azure brengt compliance-risico’s met zich mee, zeker als je Oracle’s cloudlicentiebeleid niet exact volgt.

Tijdens een audit vraagt Oracle doorgaans om:

• Volledige hardwareconfiguraties en virtualisatiediagrammen
• Gedetailleerde gebruikers- en toegangsrapporten (vooral bij NUP- of Application User-licenties)
• Bewijs van correcte licentiëring voor maatwerk of integraties van derden

Belangrijk risico: Oracle’s licentiemodel is contractgebaseerd, niet op basis van gebruiksrechten. Als je alleen vertrouwt op tooling (zoals OEM of LMS-scripts) zonder deze te toetsen aan je contractuele afspraken, kun je voor verrassingen komen te staan.

Tips om risico’s te beperken:

• Zorg dat je documentatie over implementaties en licenties actueel is
• Voer proactief interne audits uit volgens de logica die Oracle zelf gebruikt
• Laat grote wijzigingen in infrastructuur of architectuur vooraf toetsen door onafhankelijke experts

Goede voorbereiding en documentatie zijn essentieel — onverwachte bevindingen tijdens een audit kunnen leiden tot hoge licentiekosten, terugwerkende supportkosten en een moeizame relatie met Oracle.

LicenseQ biedt ondersteuning bij Oracle-audits

Wij helpen klanten met:

• Het voorbereiden van auditdocumentatie
• Het inschatten van risico’s
• Het effectief reageren op auditvragen

Onze diensten omvatten: mock-audits, analyse van Oracle LMS-scripts, contract- en entitlement checks en begeleiding bij het afstemmen van implementatiegegevens op contractuele voorwaarden.

Oracle optimalisatie mogelijkheden

Ondanks de complexiteit zijn er duidelijke kansen om kosten te verlagen, compliance te vereenvoudigen en beter inzicht te krijgen in je Oracle EBS-licentiestructuur:

• Gebruikers herijken: Voer een grondige gebruikersanalyse uit om inactieve of dubbele accounts te verwijderen. Veel organisaties betalen te veel door verouderde gebruikerslijsten of te voorzichtige provisioning.
• Gebruik van modules herzien: Kijk kritisch naar welke EBS-modules daadwerkelijk worden gebruikt en welke ongebruikt blijven. Het schrappen of herverdelen van ongebruikte licenties kan flinke besparingen opleveren.
• Licentiemodel optimaliseren: In sommige gevallen loont het om over te stappen van Application User-licenties naar een Revenue- of Employee Metric-model. Of om modules te bundelen via een CAS-overeenkomst voor voorspelbare kosten en eenvoudiger beheer.
• Maatwerk opschonen: Maatwerkuitbreidingen kunnen onverwachte licentieverplichtingen veroorzaken. Door deze aan te pakken en te stroomlijnen, verklein je compliance-risico’s en verminder je de kosten voor database- en middlewarelicenties.
• Onafhankelijke licentieanalyse: Schakel een expert zoals LicenseQ in voor een grondige compliance check, een simulatie van een Oracle-audit en een langetermijnstrategie voor licentieoptimalisatie die aansluit op jouw bedrijfsdoelen.

Migratie van EBS naar Fusion of andere ERP-oplossingen

Nu Oracle zijn cloud-first strategie verder uitrolt, overwegen veel organisaties een overstap van EBS naar Oracle Fusion Applications, de volgende generatie ERP-oplossing in de cloud. Fusion biedt een volledig SaaS-gebaseerde ervaring met continue updates, een moderne gebruikersinterface, ingebouwde analytics en nauwere integratie tussen bedrijfsprocessen. Maar een succesvolle migratie vraagt om een doordacht licentie- en transitieplan.

Licentiëring van Oracle Fusion Applications

Fusion wordt gelicentieerd als Software-as-a-Service (SaaS), wat betekent:

• Abonnementsmodel: Je betaalt jaarlijkse of meerjarige abonnementskosten op basis van gebruikersrollen, modules en transacties.
• Rolgebaseerde licenties: Elke gebruiker krijgt een specifieke rol (bijvoorbeeld Financial Analyst of Procurement Manager), met toegang tot bijbehorende functionaliteiten.
• Geen eeuwigdurende licenties: In tegenstelling tot EBS biedt Fusion geen perpetual licenties aan. De kosten zijn terugkerend en gebruik moet actief beheerd worden.
• Gelaagde SKU’s en uitbreidingen: Fusion bevat kernmodules (zoals Financials, HCM, SCM) en optionele uitbreidingen (zoals analytics of risk management). Prijzen variëren per sector en implementatiegrootte.

Een grondige roltoewijzing en workload analyse is noodzakelijk om overlicentiëring of functionele hiaten te voorkomen.

Wat gebeurt er met je EBS-licenties?

Als je overstapt van EBS naar Fusion (of een ander ERP-systeem), houd dan rekening met:

• Inruilprogramma’s: Oracle kan credits aanbieden voor bestaande EBS-licenties, waarmee je de kosten van Fusion-abonnementen kunt verlagen. Deze credits zijn onderhandelbaar en afhankelijk van Oracle’s goedkeuring.
• Doorlopende supportkosten: Bij een gefaseerde overgang blijf je supportkosten betalen voor EBS tot alle modules en gebruikers zijn uitgefaseerd.
• Geen terugbetaling voor ongebruikte licenties: Oracle biedt geen restitutie voor niet-gebruikte on-premises licenties. Supportkosten zijn meestal ook niet-restitueerbaar.
• Shelfware-risico: Zonder actief licentiebeheer kunnen EBS-licenties ongebruikt op de plank blijven liggen.
• Dual-use en auditrisico: Als je tijdelijk zowel EBS als Fusion gebruikt, neemt de kans op complianceproblemen toe. Zorg voor correcte licentiëring in beide omgevingen tijdens de transitie.

Alternatieve ERP-routes

Sommige organisaties stappen over naar andere ERP-platforms, zoals SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 of Workday. In dat geval:

• Worden je EBS-licenties vaak een “stranded asset”, tenzij je ze kunt hergebruiken (bijv. voor legacy-apps gehost op OCI).
• Is het cruciaal om contractbeëindigingen goed te timen, om onnodige verlengingen van supportkosten te voorkomen.

Een migratie naar een cloud-ERP zoals Fusion kan op lange termijn veel voordelen opleveren, maar de omschakeling van een perpetual naar een abonnementsmodel vraagt om strategische planning, goed verandermanagement en deskundige begeleiding.