Microsoft Customer Agreement vs Enterprise Agreement: Wat is het verschil en waarom is het belangrijk?

Het kiezen van de juiste Microsoft licentieovereenkomst is een cruciale beslissing voor elke organisatie. Het heeft invloed op je flexibiliteit, compliance verantwoordelijkheden, verlengingsstrategie en hoe je licenties beheert binnen dochterondernemingen, clouddiensten en permanente software.

De afgelopen jaren heeft Microsoft gewerkt aan een geleidelijke afbouw van de Enterprise Agreement (EA). De laatste maanden is duidelijk geworden dat ze hun focus steeds meer verleggen naar het Microsoft Customer Agreement (MCA), een nieuwer, flexibeler contractmodel dat bedoeld is om de EA voor veel klanten te vervangen. Maar die flexibiliteit brengt ook afwegingen met zich mee.

Wat is nu precies het verschil tussen beide? En welke past het beste bij jouw organisatie?

Laten we enkele belangrijke verschillen bekijken in deze Microsoft EA vs MCA vegelijking en waarom het de moeite waard is om deze te begrijpen vóór je volgende Microsoft-verlenging of cloudcommitment.

Tip 1. Contractstructuur: Eenvoud vs. Controle

Een van de meest opvallende verschillen tussen de MCA en de EA zit in de opbouw van het contract.

• MCA: Een vereenvoudigd, modulair contract dat alle bestellingen dekt die eronder vallen. Er zijn geen aanvullende ondertekeningen of inschrijvingen nodig per transactie, wat het eenvoudiger maakt om te beheren, vooral bij cloudabonnementen zoals Microsoft 365 en Azure.
• EA: Een complexere, gelaagde overeenkomst op basis van een Microsoft Business and Services Agreement (MBSA), aangevuld met Enterprise Enrollments. Deze structuur is formeler, maar kan voordelen bieden voor organisaties die voorspelbaarheid en centrale controle wensen.

Conclusie: De MCA is eenvoudiger in gebruik en beheer. De EA vergt meer administratief werk, maar kan voordelen bieden in grootschalige of centraal geleide IT-omgevingen.

Tip 2. Licentievoorwaarden: Verlengingen, Aankoopopties en Abonnementen

Beide overeenkomsten ondersteunen een combinatie van abonnementen en eeuwigdurende licenties, maar de regels rond verlenging en looptijd verschillen.

• Onder de MCA verlopen abonnementen tenzij ze worden verlengd, en eeuwigdurende licenties blijven geldig zodra ze volledig zijn betaald. Op het moment van schrijven lijkt Software Assurance nog geen rol te spelen in dit model.
• De EA heeft een gestructureerder verlengingsproces, vereist Software Assurance bij eeuwigdurende licenties en biedt een ‘huurmodel’ waarbij je geen eigendom verwerft, maar een abonnementstarief betaalt. Veel van de EA-functies die het programma aantrekkelijk maakten (zoals Step-up-licenties, From SA-licenties, Add-ons) verdwijnen of zijn al uitgefaseerd. Microsoft lijkt deze complexiteit bewust los te laten in het nieuwe model.

Dit is vooral relevant bij langetermijnplanning, budgettering van meerjarige implementaties, of het beheer van hybride licentiemodellen (cloud én on-premises).

Tip 3. Licenties voor Dochterondernemingen & Complianceverantwoordelijkheid

Veel organisaties licentiëren Microsoft-producten via meerdere juridische entiteiten — wat een belangrijk verschil met zich meebrengt.

• In de EA is elke deelnemende entiteit afzonderlijk verantwoordelijk voor compliance.
• In de MCA ondertekent alleen de hoofdentiteit het contract en ligt de handhaving enkel daar, zelfs als dochterondernemingen het gebruik verzorgen.

Dit heeft impact op risicobeheersing en controle, zeker bij multinationals of organisaties met aparte compliance-teams.

Tip 4. Intellectueel Eigendom en Gebruiksbeperkingen

Beide overeenkomsten bevatten clausules die het gebruik van Microsoft producten beperken, zoals:

• Je mag software niet reverse-engineeren of technische beperkingen omzeilen.
• Je mag geen niet-Microsoft software gebruiken op een manier die de intellectuele eigendomsrechten van Microsoft schaadt.

De Enterprise Agreement bevat doorgaans uitgebreidere bepalingen over IP en juridische rechten, wat relevant kan zijn in gereguleerde sectoren, softwareontwikkeling of bij audits.

Tip 5. Licentieoverdracht bij Fusies of Verkoop

Organisaties die fuseren, zich opsplitsen of herstructureren moeten letten op de overdrachtsregels:

• De MCA staat overdracht van volledig betaalde eeuwigdurende licenties toe, maar alleen onder specifieke voorwaarden (zoals fusie of afsplitsing).
• De EA staat ook overdracht toe, maar vereist schriftelijke goedkeuring van Microsoft via een ‘License Transfer Form’ — wat extra administratie met zich meebrengt.

Tip 6. Geschiktheid en Prijsmodellen

Beide overeenkomsten hebben voorwaarden rond prijsstelling voor non-profit, overheid of onderwijs, maar regelen dit verschillend:

• De MCA verwerkt geschiktheid in het hoofdcontract, wat het proces vereenvoudigt.
• De EA gebruikt inschrijvings-specifieke staffels en minimale aantallen. Deze zijn vaak lastig te navigeren zonder begeleiding.

Welke overeenkomst past bij jouw organisatie?

• Het Microsoft Customer Agreement (MCA) is ontworpen voor flexibiliteit. Ideaal voor cloudgerichte organisaties, kleinere bedrijven of wie snel wil kunnen schakelen.
• De Enterprise Agreement (EA) blijft interessant voor grotere organisaties die waarde hechten aan langetermijnverplichtingen, prijszekerheid en centrale sturing.

De juiste keuze hangt af van je organisatiegrootte, IT-strategie, governance-structuur en verlengingsdoelstellingen.