Over de klant

Quooker is een Nederlands familiebedrijf, opgericht in 1987 door Henri Peteri en zijn zoon Niels. Het bedrijf staat wereldwijd bekend als de uitvinder van de kokendwaterkraan — een product dat inmiddels onmisbaar is geworden in keukens over de hele wereld.

Met zo’n 1.100 Microsoft 365-gebruikers en een voortdurend groeiend personeelsbestand is de IT-omgeving van Quooker meegegroeid met de expansie van het bedrijf. Naarmate hun digitale landschap complexer werd, ging Quooker op zoek naar een betrouwbare partner om meer inzicht en grip te krijgen op hun Microsoft-licenties.

Via mond-tot-mondreclame kwam Quooker in contact met LicenseQ. Hun doel was niet alleen optimalisatie, maar ook meer bewustzijn van hun licentieportefeuille — en een sparringpartner voor hun strategische keuzes.

Wat was de uitdaging van de klant?

Quooker benaderde ons oorspronkelijk met het doel om hun Microsoft 365 licenties te optimaliseren. Als groeiend bedrijf wilden ze ervoor zorgen dat hun contract beter aansloot bij hun veranderende behoeften. Een Enterprise Agreement of Microsoft Customer Agreement (MCA) zou beter passen bij hun huidige omvang en ambities. Toch maakten ze nog steeds gebruik van een Cloud Solution Provider (CSP)-overeenkomst — een model dat doorgaans wordt gebruikt door kleinere organisaties.

Een van de grootste uitdagingen was dat Quooker vastzat aan een strak onderhandeld CSP-contract dat loopt tot eind 2027. Hierdoor hadden ze beperkte flexibiliteit om wijzigingen door te voeren of over te stappen op een geschikter licentiemodel. Dit bemoeilijkte het efficiënt opschalen en het benutten van mogelijke kostenbesparingen.

Ondanks deze beperkingen wilde Quooker graag verkennen hoe ze hun licenties konden rationaliseren, de governance konden verbeteren en hun Microsoft 365 omgeving klaar konden maken voor toekomstige groei.

De oplossing: LicenseQ’s M365 Optimalisatie Service

Om Quooker te ondersteunen in hun licentietraject, leverde LicenseQ de M365 Optimalisatie Service — een gestructureerde aanpak die is ontworpen om inefficiënties op te sporen, compliance te waarborgen en Microsoft-licentieomgevingen toekomstbestendig te maken.

Benchmark CSP

We startten het traject met een uitgebreide benchmark van hun bestaande Cloud Solution Provider (CSP)-overeenkomst. Deze vergeleken we met alternatieve CSP-aanbiedingen in de markt én met de potentiële voordelen van een Enterprise Agreement (EA). Uit onze analyse bleek dat overstappen naar een andere CSP of migreren naar een EA meer flexibiliteit en kostenvoordeel kon opleveren. Echter, Quooker zat vast aan een waterdicht contract dat doorloopt tot eind 2027. Dat betekende dat er — ondanks duidelijke verbeterkansen — op korte termijn geen contractuele aanpassingen mogelijk waren.

Licentie-optimalisatie + gebruikersprofilering met LicenseQ Hub

Toch weerhield dat ons er niet van om waarde te leveren. Door gesprekken met Microsoft en het opstellen van gebruikersprofielen, hielpen we Quooker bij het optimaliseren en standaardiseren van hun Microsoft 365 gebruikersstructuur. Met behulp van ons LicenseQ Hub dashboard brachten we hun volledige Microsoft 365-omgeving en gebruikerslandschap in kaart. Dit gaf gedetailleerd inzicht in daadwerkelijk gebruik en licentietoewijzingen. Deze datagedreven aanpak stelde ons in staat om complianceproblemen te corrigeren en een roadmap te creëren voor slimmer licentiebeheer in de toekomst.

Meer weten over het belang van gebruikersprofilering? Lees hier onze volledige blog.

Onderhandeling & relatieopbouw

Daarnaast begeleidden we gesprekken met Microsoft om langetermijnstrategieën voor licenties te verkennen — zodat Quooker goed voorbereid is tegen de tijd dat hun contract afloopt in 2027.

Het traject duurde ongeveer vier maanden en werd gekenmerkt door nauwe samenwerking, transparantie en een gezonde dosis kritische zelfreflectie. We waren daarbij ook eerlijk wanneer bepaalde aanbevelingen op korte termijn niet uitvoerbaar waren. Die openheid creëerde vertrouwen en zorgde voor een gedeeld begrip van wat er nu realistisch mogelijk was, en wat beter ingepland kon worden voor de toekomst.

Het resultaat

Ondanks de beperkingen van hun huidige CSP-contract wist Quooker zowel directe als langetermijnvoordelen uit de samenwerking te halen.

Licentie-afstemming + kostenbesparing

Concreet resultaat was onder meer een betere afstemming van licenties en directe kostenbesparingen. Binnen de grenzen van hun bestaande contract wist Quooker over te stappen van Office 365 E3 naar Microsoft 365 E5. Deze upgrade bood aanzienlijk meer functionaliteit — waaronder geavanceerde beveiliging, compliance en productiviteitstools — voor een relatief beperkte meerprijs. Voor slechts €56.000 extra per jaar werd een veel breder functiespectrum beschikbaar, waarmee zij het maximale uit hun investering haalden.

Daarnaast konden Quooker dankzij de aanbevelingen van LicenseQ gebruikmaken van Microsoft-financiering voor de uitrol van Microsoft 365 E5 — waardoor de upgrade budgetneutraal kon plaatsvinden zonder het IT-budget te verhogen.

Optimalisatie van Dynamics 365

We ontdekten ook een tijdelijke optimalisatiemogelijkheid binnen hun Dynamics 365 licenties. Door hun abonnement aan te passen naar een 6-maandenmodel in plaats van een jaarlijkse verplichting, bespaarden ze ongeveer €45.000 aan ongebruikte licenties. Quooker is van plan om Dynamics 365 volledig af te bouwen vóór eind 2025.

Gebruikersprofilering met LicenseQ Hub

Met behulp van ons LicenseQ Hub platform hielpen we Quooker bij het opstellen van duidelijke gebruikersprofielen — een cruciale stap om het licentiebeheer te standaardiseren bij onboarding, toewijzing en onderhoud. Dit zorgt voor meer grip, transparantie en gereedheid richting hun volgende contractverlenging in 2027.

Standaardprofielen zijn inmiddels uitgerold voor rollen zoals Servicemedewerkers, Logistiek en Kantoorwerkers. Met name het profiel voor Frontline-gebruikers biedt vergelijkbare functionaliteit als de eerder gebruikte E1-licentie, maar tegen lagere kosten.

Als onderdeel van de optimalisatie zijn maandabonnementen beëindigd en vervangen door jaarlijkse licenties. Licentieverhogingen vinden voortaan jaarlijks plaats in plaats van maandelijks — waardoor de gebruikelijke 20% toeslag op maandtermijnen wordt vermeden.

Bewustwording + verbeterde IT-governance

De samenwerking zorgde intern voor meer bewustwording rondom Microsoft-licenties en bracht meer structuur aan in het IT-governancemodel. Door deze professionaliseringsslag heeft Quooker beter inzicht gekregen in hun licentieportefeuille en zijn ze nu beter in staat om strategische beslissingen te nemen — niet alleen voor Microsoft 365, maar ook voor de bredere digitale werkomgeving. LicenseQ voerde bovendien een compliancecheck uit op Quookers Microsoft backend, waardoor risico’s zijn beperkt en gebruik beter is afgestemd op hun contractuele rechten.

Vooruitblik

Na het succes van dit traject is Quooker van plan om nauw te blijven samenwerken met LicenseQ via een License Desk constructie — een consultancy-model dat het hele jaar door ondersteuning en strategisch advies biedt.

De volgende stap op de agenda is het ontwerpen en inrichten van hun Azure-omgeving, waarbij vanaf het begin wordt gezorgd voor een zo efficiënt mogelijke opbouw met de juiste governance en controles.

Met het oog op de toekomst loopt Quookers huidige CSP-contract tot eind 2027. Zodra dat contract zijn einde nadert, zal LicenseQ — hopelijk opnieuw — Quooker ondersteunen bij het bepalen van hun licentiestrategie. Of dat nu gaat om heronderhandeling, een overstap naar een Enterprise Agreement of Microsoft Customer Agreement, of een andere geoptimaliseerde route.